Anslut HubSpot och Xero (datasynkronisering)

Anslut HubSpot och Xero och synkronisera dina kontakter, fakturor och betalningar som tillämpas på fakturor mellan Xero och HubSpot.

Xero HubSpot integrationen gör att du kan:

• Synkronisera Xero och HubSpot kontakter enkelriktat eller dubbelriktat.
• Synkronisera Xero-artiklar och HubSpot-produkter enkelriktat eller dubbelriktat.
• Synkronisera Xero-fakturor till HubSpot eller synkronisera fakturor i två riktningar mellan Xero och HubSpot.
• Synkronisera betalningar som tillämpas på fakturor från Xero till HubSpot, eller dubbelriktat mellan Xero och HubSpot.

Observera: Vi rekommenderar att du rådgör med dina ekonomi- och juristteam om huruvida den här funktionen passar dina behov innan du ansluter integrationen.

Innan du sätter igång

Innan du börjar arbeta med den här funktionen bör du se till att du är helt införstådd med vilka åtgärder som bör vidtas i förväg, liksom funktionens begränsningar och potentiella konsekvenser av att använda den.

Förstå kraven

• Du måste vara Superadmin eller ha App Marketplace-behörighet i ditt HubSpot-konto.

• Du måste ha minst Operations Hub Starter för att skapa några anpassade fältkartläggningar.

Förstå begränsningar och överväganden

Funktionen för tvåvägs fakturasynkronisering är mest användbar för småföretag som vill sköta sin fakturering från HubSpot, oavsett om det är att skapa fakturor manuellt, använda HubSpots prenumerationsfunktionalitet eller konvertera sina affärer eller offerter till betalbara fakturor och prenumerationer.

Denna integration är fördelaktig för småföretag som vill effektivisera sin faktureringsprocess eller effektivisera överlämningsprocessen från Försäljning till Konto för att börja fakturera och samla in betalningar.

Några viktiga funktioner att tänka på:

• Redigera fakturor: Fakturor som skapats från HubSpot måste redigeras från HubSpot (för exempel, lägga till eller ta bort radobjekt, uppdatera prissättning eller ta bort en betalning), annars kommer fakturan inte att synkroniseras. Fakturor som skapats i Xero kan redigeras i Xero utan problem.
• Debitering av skatt: delbetalning av integrationen med Xero utlöser en engångsimport av skattesatser från ditt Xero-konto till ditt HubSpot-bibliotek med skattesatser. Detta gör att de importerade skattesatserna från Xero kan läggas till i enskilda radobjekt på din faktura. Skatteinformationen kommer sedan att synkroniseras till Xero tillsammans med din faktura.

• Valutor: Sex valutor stöds: USD, CAD, EUR, GBP, AUD och NZD.

Anslut appen

1. I ditt HubSpot-konto, klicka på Marknadsplatsikonen marketplace i det övre navigeringsfältet och välj sedan App Marketplace.
2. Sök efter och välj Xero by HubSpot (Data Sync).
3. Klicka på Installera appar längst upp till höger.
4. Ange dina Xero-autentiseringsuppgifter i dialogrutan. Granska de behörigheter som krävs och klicka på Acceptera.

Konfigurera dina synkroniseringsinställningar

Vi rekommenderar att du ställer in synkroniseringen i ordningen nedan eftersom Xero kräver att kontakten och produkterna för en faktura finns i Xero innan en faktura synkroniseras.

Ställ in synkronisering av kontakter

2. Klicka på Xero.
3. Klicka på Synkronisera mer data.
4. På sidan Välj de data du vill synkronisera:
   • Klicka på rullgardinsmenyn Xero och välj Kontakter.
   • Klicka på rullgardinsmenyn HubSpot och välj Kontakter.
5. Klicka på pilarna för synkroniseringsriktning och välj en synkroniseringsriktning.
   • Data synkroniserasmellan appar: data synkroniseras tvåvägs mellan HubSpot och Xero.
   • Data synkroniseras endast till HubSpot: HubSpot-kontakter kommer att skapas från Xero-kontakter baserat på kriterier. Endast HubSpot-kontaktens egenskaper kommer att uppdateras.
   • Data synkroniseras endast till Xero: Xero-kontakter skapas från HubSpot-kontakter baserat på kriterier. Endast Xero-problemets egenskaper kommer att skapas.
6. På sidan Konfigurera :
   • Klicka på rullgardinsmenyn Datakonfliktlösning och välj vilken appar som ska skriva över den andra när det är oklart vilken appar som har den mest uppdaterade informationen.
   • I avsnittet Mapped fields ställer du in dina fältkartläggningar.
     • Standardfältkartläggningar kan inte tas bort eller redigeras. Om du vill stänga av en fältkartläggning klickar du på för att stänga av den.
     • Om du vill lägga till en anpassad fältkartläggning klickar du på Lägg till en kartläggning för att konfigurera den.
7. På sidan Begränsa:
   • I avsnittet HubSpot dataSyncRight Xero klickar du på Redigera för att lägga till filter för att begränsa vilka som ska synkroniseras från en appar till en annan. Du kan lägga till flera filter med AND- eller OR-villkor. Som standard ingår alla register i synkroniseringen.
   • Följande filter rekommenderas: Minst en associerad Faktura har Fakturastatus är inget av Utkast OCH Skapad-datum är efter [dagens datum] OCH Fakturakälla är något av HubSpot.

8. På sidan Granskning gör du en granskning av synkroniseringskonfigurationen och klickar på Spara och synkronisera.

Ställ in synkronisering av produkter

2. Klicka på Xero.
3. Klicka på Synkronisera mer data.
4. På sidan Välj de data du vill synkronisera:
   • Klicka på rullgardinsmenyn Xero och välj Artiklar.
   • Klicka på rullgardinsmenyn HubSpot och välj Produkter.
5. Klicka på pilarna för synkroniseringsriktning och välj en synkroniseringsriktning.
   • Datasynkroniseringar mellan appar: data synkroniseras tvåvägs mellan HubSpot och Xero.
   • Data synkroniseras endast till HubSpot: HubSpot-kontakter kommer att skapas från Xero-kontakter baserat på kriterier. Endast HubSpot-kontaktens egenskaper kommer att uppdateras.
   • Data synkroniseras endast till Xero: Xero-kontakter skapas från HubSpot-kontakter baserat på kriterier. Endast Xero-problemets egenskaper kommer att skapas.
6. På sidan Konfigurera :
   • Klicka på rullgardinsmenyn Datakonfliktlösning och välj vilken appar som ska skriva över den andra när det är oklart vilken appar som har den mest uppdaterade informationen.
   • I avsnittet Mapped fields ställer du in dina fältkartläggningar.
     • Standardfältkartläggningar kan inte tas bort eller redigeras. Om du vill stänga av en fältkartläggning klickar du på för att stänga av den.
     • Om du vill lägga till en anpassad fältkartläggning klickar du på Lägg till en kartläggning för att konfigurera den.
7. På sidan Begränsa:
   • I avsnittet Xero dataSyncRight HubSpot klickar du på Redigera för att lägga till filter för att begränsa vilka som ska synkroniseras från en appar till den andra. Du kan lägga till flera filter med AND- eller OR-villkor. Som standard ingår alla register i synkroniseringen.
   • Följande filter rekommenderas: Alla produkter och tjänster.

8. På sidan Granskning gör du en granskning av synkroniseringskonfigurationen och klickar på Spara och synkronisera.

Ställ in synkronisering av fakturor

2. Klicka på Xero.
3. Klicka på Synkronisera mer data.
4. På sidan Välj de data du vill synkronisera:
   • Klicka på rullgardinsmenyn Xero och välj Fakturor.
   • Klicka på rullgardinsmenyn HubSpot och välj Fakturor.
5. Klicka på pilarna för synkroniseringsriktning och välj en synkroniseringsriktning.
   • Data synkron iseras mellan appar: data synkroniseras i två riktningar mellan HubSpot och Xero.
   • Data synkroniseras endast till HubSpot: HubSpot-kontakter kommer att skapas från Xero-kontakter baserat på kriterier. Endast HubSpot-kontaktens egenskaper kommer att uppdateras.
   • Data synkroniseras endast till Xero: Xero-kontakter skapas från HubSpot-kontakter baserat på kriterier. Endast Xero-problemets egenskaper kommer att skapas.
6. På sidan Konfigurera :
   • Klicka på rullgardinsmenyn Datakonfliktlösning och välj vilken appar som ska skriva över den andra när det är oklart vilken appar som har den mest uppdaterade informationen.
   • I avsnittet Mapped fields ställer du in dina fältkartläggningar.
     • Standardfältkartläggningar kan inte tas bort eller redigeras. Om du vill stänga av en fältkartläggning klickar du på för att stänga av den.
     • Om du vill lägga till en anpassad fältkartläggning klickar du på Lägg till en kartläggning för att konfigurera den.
7. På sidan Begränsa:
   • I avsnittet Xero dataSyncRight HubSpot klickar du på Redigera för att lägga till filter för att begränsa vilka som ska synkroniseras från en appar till den andra. Du kan lägga till flera filter med AND- eller OR-villkor. Som standard ingår alla register i synkroniseringen.
   • Följande filter rekommenderas: Skapad tid är efter [dagens datum kl. 12:00].

8. På sidan Granskning gör du en granskning av synkroniseringskonfigurationen och klickar på Spara och synkronisera.

Granskning av din synkronisering

För granskning av din synkronisering:

2. Klicka på Xero.
3. Klicka på fliken Synkroniseringsöversikt. Den här fliken visar information om antalet register i synkronisering, misslyckad synkronisering, utesluten från en synkronisering och tidsstämpeln för när synkroniseringen senast redigerades.
4. Om du vill visa de enskilda registren klickar du på numret i varje kolumn.
5. Om du vill köra synkroniseringen omedelbart klickar du på Synkronisera nu.
6. Om du vill skapa en ny eller ytterligare synkronisering klickar du på knappen Synkronisera mer data .
7. Om du vill redigera en befintlig synkronisering håller du muspekaren över synkroniseringen och klickar på Redigera.
8. Om du vill stänga av en synkronisering klickar du på Mer > Stäng av synkronisering.
9. Om du vill ta bort en synkronisering klickar du på Mer > Ta bort. Ange önskad text i dialogrutan och klicka på Ta bort synk.

Vanliga frågor och svar

Vilka är de vanligaste synkningsfelen och hur löser jag dem?

Nedan hittar du några av de vanligaste synkningsfelen och ett förslag till lösning:

En faktura ska ha en associerad kund. Se till att den associerade kunden är
finns i både HubSpot & Xero för att synkronisera denna faktura.

Det här felet uppstår eftersom kontakten på fakturan inte kunde hittas i Xero. Oftast beror det på att kontakten på fakturan inte delar e-postadressen för kunden i Xero. För att lösa problemet ändrar du kontakten på fakturan så att den matchar kundens e-post i Xero.

Ändringar av radobjekt eller summa i fakturor som skapats i HubSpot kan inte göras via externa applikationer. Vänligen gör alla nödvändiga ändringar direkt i HubSpot.

Detta fel uppstår eftersom en faktura som skapades i HubSpot ändrades i Xero. Omvänd ändringarna av fakturan i Xero och samma justeringar av fakturan i HubSpot för att fortsätta synkroniseringen.

Hur synkroniserar jag PO-nummer eller andra fält i fakturan till/från Xero?

PO-nummer är inte ett standardfält på Xero-fakturor och måste läggas till som ett anpassat
-fält i Xero. Av denna anledning kan HubSpot Xero-integrationen inte definiera en fältkartläggning för det, och en ustom fältkartläggning måste ställas in (kräver Operations Hub Starter, Professional eller Enterprise).