Koble til HubSpot og Xero (datasynkronisering)

Koble til HubSpot og Xero, og synkroniser kontakter, fakturaer og betalinger som brukes på fakturaer mellom Xero og HubSpot. 

Xero HubSpot-integrasjonen lar deg:

• Synkroniser Xero og HubSpot kontakter enveis eller toveis.
• Synkroniser Xero-artikler og HubSpot-produkter enveis eller toveis.
• Synkroniser Xero-fakturaer med HubSpot, eller synkroniser fakturaer toveis (BETA) mellom Xero og HubSpot.
• Synkroniser betalinger som brukes på fakturaer fra Xero til HubSpot, eller toveis mellom Xero og HubSpot (BETA).

Merk: Det anbefales å rådføre seg med regnskaps- og juridiske team om egnetheten til denne funksjonaliteten for dine behov, før du kobler til integrasjonen.

Før du kommer i gang

Før du begynner å jobbe med denne funksjonen, må du sørge for å forstå hvilke skritt som bør tas på forhånd, samt funksjonens begrensninger og mulige konsekvenser av å bruke den. 

Forstå krav

• Du må være superadministrator eller ha App Marketplace-tillatelser i HubSpot-kontoen din.

• Du må ha minst Operations Hub Starter for å opprette egendefinerte felttilordninger.

Forstå begrensninger og hensyn

Toveis fakturasynkroniseringsfunksjonalitet er mest nyttig for små bedrifter som ønsker å kjøre faktureringen fra HubSpot, enten det er å opprette fakturaer manuelt, bruke HubSpots abonnementsfunksjonalitet eller konvertere avtaler eller tilbud til betalbare fakturaer og abonnementer.

Denne integrasjonen er gunstig for små bedrifter som ønsker å effektivisere faktureringsprosessen, eller effektivisere overleveringsprosessen fra salg til regnskap for å starte fakturering og innkreving av betalinger.

Noen viktige funksjoner å vurdere:

• Redigere fakturaer: fakturaer opprettet fra HubSpot må redigeres fra HubSpot (for eksempel ved å legge til eller fjerne linjeelementelementer, oppdatere priser eller fjerne en betaling), ellers vil fakturaen ikke synkroniseres. Fakturaer som er opprettet i Xero, kan redigeres i Xero uten problemer.
• Belastningsavgift: Installasjon av Xero-integrasjonen vil utløse en engangsimport av avgiftssatser fra Xero-kontoen din til HubSpot-biblioteket for avgiftssatser. Dette gjør at de importerte avgiftssatsene fra Xero kan legges til individuelle linjeelementer på fakturaen. Skatteinformasjonen synkroniseres deretter med Xero sammen med fakturaen.

• Valutaer: seks valutaer støttes i beta: USD, CAD, EUR, GBP, AUD og NZD.

Koble til appen

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på ikonet Marketplace marketplace i den øverste navigasjonslinjen og velger deretter App Marketplace.
2. Søk etter og velg Xero etter HubSpot (datasynkronisering). 
3. Klikk på Installer app øverst til høyre. 
4. Skriv inn Xero-legitimasjonen din i dialogboksen . Se gjennom de nødvendige tillatelsene, og klikk på Godta. 

Konfigurer synkroniseringsinnstillingene

Det anbefales å konfigurere synkroniseringen i rekkefølgen nedenfor, da Xero krever at kontakten og produktene til en faktura finnes i Xero før en faktura synkroniseres.

Konfigurer kontaktsynkronisering

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på Xero. 
3. Klikk på Synkroniser flere data.
4. På siden Velg dataene du vil synkronisere:
   • Klikk på rullegardinmenyen Xero, og velg Kontakter.
     
   • Klikk på rullegardinmenyen HubSpot, og velg Kontakter.
5. Klikk på pilene for synkroniseringsretning og velg en synkroniseringsretning.
   • Data synkroniseres mellom apper: Data synkroniseres toveis mellom HubSpot og Xero.
   • Datasynkroniseres bare med HubSpot: HubSpot-kontakter opprettes fra Xerokontakter basert på kriterier. Bare HubSpot-kontaktegenskaper vil bli oppdatert.
   • Data synkroniseres bare til Xero: Xero-kontakter opprettes fra HubSpot-kontakter basert på kriterier. Det opprettes bare Xero-problemegenskaper.
6. På Konfigurer-siden :
   • Klikk på rullegardinmenyen Datakonfliktløsning, og velg hvilken app som skal overskrive den andre når det er uklart hvilken app som har den mest oppdaterte informasjonen.
   • I delen Tilordnede felt konfigurerer du felttilordningene.
     • Standardfelttilordninger kan ikke fjernes eller redigeres. Hvis du vil slå av en felttilordning, klikker du for å slå bryteren av. 
     • Hvis du vil legge til en egendefinert felttilordning, klikker du på Legg til en tilordning for å konfigurere den.
7. På Begrens-siden:
   • I delen HubSpot dataSyncRight Xero klikker du på Rediger for å legge til filtre for å begrense hvilke som skal synkroniseres fra en app til en annen. Du kan legge til flere filtre med OG   eller OR-betingelser. Som standard er alle poster inkludert i synkroniseringen.
   • Følgende filtre anbefales: Minst én tilknyttet faktura har fakturastatus er ingen av Utkast OG Opprett dato er etter [dagens dato] OG Fakturakilde er noen av HubSpot.

8. Gå gjennom synkroniseringskonfigurasjonen på gjennomgangssiden, og klikk på Lagre og synkroniser. 
   

Konfigurer produktsynkronisering

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på Xero. 
3. Klikk på Synkroniser flere data.
4. På siden Velg dataene du vil synkronisere:
   • Klikk på rullegardinmenyen Xero, og velg Elementer.
     
   • Klikk på rullegardinmenyen HubSpot, og velg Produkter.
5. Klikk på pilene for synkroniseringsretning og velg en synkroniseringsretning.
   • Data synkroniseres mellom apper: Data synkroniseres toveis mellom HubSpot og Xero.
   • Datasynkroniseres bare med HubSpot: HubSpot-kontakter opprettes fra Xerokontakter basert på kriterier. Bare HubSpot-kontaktegenskaper vil bli oppdatert.
   • Data synkroniseres bare til Xero: Xero-kontakter opprettes fra HubSpot-kontakter basert på kriterier. Det opprettes bare Xero-problemegenskaper.
6. På Konfigurer-siden :
   • Klikk på rullegardinmenyen Datakonfliktløsning, og velg hvilken app som skal overskrive den andre når det er uklart hvilken app som har den mest oppdaterte informasjonen.
   • I delen Tilordnede felt konfigurerer du felttilordningene.
     • Standardfelttilordninger kan ikke fjernes eller redigeres. Hvis du vil slå av en felttilordning, klikker du for å slå bryteren av. 
     • Hvis du vil legge til en egendefinert felttilordning, klikker du på Legg til en tilordning for å konfigurere den.
7. På Begrens-siden:
   • I delen Xero dataSyncRight HubSpot klikker du på Rediger for å legge til filtre for å begrense hvilke som skal synkroniseres fra en app til en annen. Du kan legge til flere filtre med OG   eller OR-betingelser. Som standard er alle poster inkludert i synkroniseringen.
   • Følgende filtre anbefales: Alle produkter og tjenester.

8. Gå gjennom synkroniseringskonfigurasjonen på gjennomgangssiden, og klikk på Lagre og synkroniser. 
   

Konfigurer fakturasynkronisering

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på Xero. 
3. Klikk på Synkroniser flere data.
4. På siden Velg dataene du vil synkronisere:
   • Klikk på rullegardinmenyen Xero, og velg Fakturaer.
     
   • Klikk på rullegardinmenyen HubSpot, og velg Fakturaer.
5. Klikk på pilene for synkroniseringsretning og velg en synkroniseringsretning.
   • Data synkroniseres mellom apper: Data synkroniseres toveis mellom HubSpot og Xero.
   • Datasynkroniseres bare med HubSpot: HubSpot-kontakter opprettes fra Xerokontakter basert på kriterier. Bare HubSpot-kontaktegenskaper vil bli oppdatert.
   • Data synkroniseres bare til Xero: Xero-kontakter opprettes fra HubSpot-kontakter basert på kriterier. Det opprettes bare Xero-problemegenskaper.
6. På Konfigurer-siden :
   • Klikk på rullegardinmenyen Datakonfliktløsning, og velg hvilken app som skal overskrive den andre når det er uklart hvilken app som har den mest oppdaterte informasjonen.
   • I delen Tilordnede felt konfigurerer du felttilordningene.
     • Standardfelttilordninger kan ikke fjernes eller redigeres. Hvis du vil slå av en felttilordning, klikker du for å slå bryteren av. 
     • Hvis du vil legge til en egendefinert felttilordning, klikker du på Legg til en tilordning for å konfigurere den.
7. På Begrens-siden:
   • I delen Xero dataSyncRight HubSpot klikker du på Rediger for å legge til filtre for å begrense hvilke som skal synkroniseres fra en app til en annen. Du kan legge til flere filtre med OG   eller OR-betingelser. Som standard er alle poster inkludert i synkroniseringen.
   • Følgende filtre anbefales: Opprettet klokkeslett er etter [dagens dato kl. 00:00]. 

8. Gå gjennom synkroniseringskonfigurasjonen på gjennomgangssiden, og klikk på Lagre og synkroniser. 
   

Se gjennom synkroniseringen din

For å se gjennom synkroniseringen din:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på Xero.
3. Klikk på fanen Synkroniser oversikt. Denne fanen viser informasjon om antall poster som er synkronisert, ikke synkronisert, ekskludert fra en synkronisering og tidsstempelet for når synkroniseringen sist ble redigert. 
4. Hvis du vil vise de enkelte postene, klikker du på tallet i hver kolonne.
5. Hvis du vil kjøre synkroniseringen umiddelbart, klikker du på Synkroniser nå. 
6. Hvis du vil opprette en ny eller ekstra synkronisering, klikker du på knappen Synkroniser flere data .
7. Hvis du vil redigere en eksisterende synkronisering, holder du markøren over synkroniseringen og Rediger.
8. Hvis du vil slå av en synkronisering, klikker du på Mer > Slå av synkronisering.
9. Hvis du vil slette en synkronisering, klikker du på Mer > Slett. Skriv inn ønsket tekst i dialogboksen, og klikk på Slett synkronisering. 

Ofte stilte spørsmål

Hva er de vanligste synkroniseringsfeilene, og hvordan løser jeg dem?

Nedenfor finner du noen av de vanligste synkroniseringsfeilene og et løsningsforslag:

En faktura bør ha en tilknyttet kunde. Sørg for at den tilknyttede kunden er
til stede i både HubSpot og Xero for å synkronisere denne fakturaen.

Denne feilen oppstår fordi kontakten på fakturaen ikke ble funnet i Xero. Ofte er dette fordi kontakten på fakturaen ikke deler e-postadressen til kunden i Xero. Du løser dette ved å endre kontakten på fakturaen som samsvarer med e-postadressen til kunden i Xero.

Linjeelement- eller fakturabeløpsendringer i HubSpot-native fakturaer kan ikke gjøres gjennom eksterne programmer. Gjør nødvendige endringer direkte i HubSpot.

Denne feilen oppstår fordi en faktura som ble opprettet i HubSpot, ble endret i Xero. Reverser endringene i fakturaen i Xero, og de samme justeringene i fakturaen i HubSpot for å fortsette synkroniseringen. 

Hvordan synkroniserer jeg innkjøpsordrenummer eller andre fakturafelt til/fra Xero?

Innkjøpsordrenummer er ikke et standardfelt på Xero INVOICES og må legges til som et egendefinert
felt i Xero. Av denne grunn kan HubSpot Xero-integrasjonen ikke definere en felttilordning som er klar for bruk, og en ustom-felttilordning må konfigureres (krever Operations Hub Starter, Professional eller Enterprise).