Importer des articles de la base de connaissances

Vous pouvez importer dans HubSpot des articles depuis une base de connaissances externe hébergée sur Freshdesk, Help Scout, Zendesk ou Intercom. Vous pouvez également importer votre base de connaissances depuis un fichier CSV. 

Compréhension des limites et des considérations

• Vous ne pouvez pas importer de tableaux dans une base de connaissances.

• Seuls 400 articles peuvent être inclus dans un seul import.

• L’import d’une base de connaissances depuis une URL de page d’accueil à l’aide de la copie intelligente est uniquement disponible pour les bases de connaissances nouvellement créées et migrées.
• L’importation d’une base de connaissances depuis un fichier CSV nécessite les champs suivants :
  • URL
  • Titre
  • Catégorie
  • Corps de l'article

Importez votre base de connaissances à partir de l'URL de la page d'accueil

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Contenu > Base de connaissances.
3. Dans la section Vue actuelle, cliquez sur le premier menu déroulant  et sélectionnez Importer la base de connaissances. Dans les comptes avec le module complémentaire Marques , ce sera le deuxième menu déroulant.
   
4. Sur la page Importer votre base de connaissances , cliquez sur Précédent en bas à gauche.
5. Sélectionnez l'option Smart copy , puis cliquez sur Next.
6. Sélectionnez une option pour importer vos articles :
   
   • Importer et publier : les articles importés seront immédiatement publiés en direct pour que les visiteurs puissent les consulter.
   • Importer en tant que brouillon : les articles importés seront importés en tant que brouillons dans votre base de connaissances et ne pourront être vus par les visiteurs qu'une fois qu'ils auront été publiés manuellement.
7. Cliquez sur Importpour  lancer le processus d’import.
   
   

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Base de connaissances.
2. Cliquez sur l'onglet Articles.
3. En haut de la page, visualisez la progression de l'import.

Importer votre base de connaissances depuis un fichier CSV

Vous pouvez importer votre base de connaissances depuis un fichier CSV. Consultez un exemple de fichier CSV pour formater le contenu de votre base de connaissances pour votre import.

Importer votre base de connaissances 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Contenu > Base de connaissances.
3. Dans la section Vue actuelle, cliquez sur le premier menu déroulant  et sélectionnez Importer la base de connaissances. Dans les comptes avec le module complémentaire Marques , ce sera le deuxième menu déroulant.
   
   
4. Sélectionnez l'option CSV file upload, puis cliquez sur Next.
5. Cliquez sur le menu déroulant Quelle plate-forme de base de connaissances utilisez-vous actuellement et sélectionnez la plate-forme sur laquelle vous hébergez actuellement votre base de connaissances.
6. Cliquez sur le menu déroulant HubSpot knowledge base et sélectionnez une knowledge base.
7. Dans la section CSV file upload, cliquez sur Select a file, puis téléchargez votre fichier CSV. 
8. En bas à droite, cliquez sur Copier les articles.

Mettez en correspondance les colonnes de votre fichier d'importation

Ensuite, vous ferez correspondre les colonnes de votre fichier CSV aux propriétés correspondantes dans votre nouvelle base de connaissances HubSpot.

En savoir plus sur les propriétés des articles HubSpot ci-dessous. Pour voir un exemple de formatage de votre fichier CSV et du contenu de l'article que vous importez, consultez l'exemple de fichier d'importation CSV.

• URL (obligatoire): entrez l'URL de chaque article dans cette colonne.
• Titre (obligatoire): saisissez le titre de chaque article dans cette colonne
• Catégorie (obligatoire) : saisissez la catégorie de chaque article dans cette colonne. Pour que la valeur dans HubSpot soit Non catégorisé, vous pouvez laisser ce champ vide dans votre fichier.
• Sous-catégorie : saisissez la sous-catégorie de chaque article dans cette colonne. 
• Corps de l'article (obligatoire) : saisissez le code source du contenu de l'article, y compris les URL des images, dans cette colonne. Pour un exemple de formatage du corps de l'article, voir l'exemple de fichier d'importation CSV.
• Mots-clés : saisissez les mots-clés de recherche pour chaque article, séparés par des virgules, dans cette colonne. 

Remarque : si des mots-clés ont un espace après la virgule qui les sépare du mot-clé suivant, vous recevrez une erreur indiquant que ces balises n'ont pas pu être importées.

• Sous-titre: saisissez le sous-titre de chaque article dans cette colonne. 

Pour mapper le contenu des articles de vos fichiers CSV dans votre nouvelle base de connaissances dans HubSpot : 

1. Cliquez sur le menu déroulant pour modifier la propriété de la base de connaissances HubSpot à laquelle une colonne doit correspondre.
2. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Next en bas à droite. Le processus d'import peut prendre quelques minutes.
3. Cliquez sur pour revenir au tableau de bord et voir l'état de votre import.

Terminer l'import

Une fois vos données CSV importées, vous pouvez terminer l’import de votre base de connaissances. 

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Examiner les résultats pour examiner les données de votre fichier CSV. Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'import.
2. Sur la page des résultats, consultez les articles prêts à importer. Vous pouvez également cliquer sur l'onglet Erreurs pour afficher toutes les erreurs de votre fichier d'import.
3. Sélectionnez les cases à cocher à côté des articles que vous souhaitez importer, puis cliquez sur Import dans l'angle inférieur droit. 
4. Dans la fenêtre contextuelle, choisissez une option pour la publication de vos articles :
   • Importer tous les contenus en tant que "brouillon" : les articles importés seront importés en tant que brouillons dans votre base de connaissances et ne pourront être vus par les visiteurs qu'une fois qu'ils auront été publiés manuellement.
   • Importez tous les contenus en tant que "Publié" : les articles importés seront immédiatement publiés en direct pour que les visiteurs puissent les consulter.
5. Pour remplacer le contenu existant qui a la même URL qu'un article importé, cochez la case à Remplacer tout contenu existant par du contenu importé.
6. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser l'importation. 
7. Dans le tableau de bord des imports, consultez la progression de l'import. Puis, cliquez sur Afficher les articles pour afficher les articles importés.