使用 HubSpot Sales Office 365 附加元件追蹤和記錄電子郵件

使用 HubSpot Sales Office 365 附加元件的追蹤 和記錄 功能來監控和記錄 聯絡人對您電子郵件的參與程度。啟用追蹤功能後，當聯絡人開啟您的電子郵件時，您可以收到即時通知。您也可以選擇將電子郵件記錄到 HubSpot 的聯絡人記錄中，以保留所有過去溝通的記錄，供您的團隊參考。

您可以在活動饋送中查看電子郵件的開啟和點擊資訊；記錄的電子郵件會儲存到個別聯絡人記錄及其相關記錄中。您可以在這篇文章中瞭解追蹤和記錄的區別。

本文涵蓋使用 HubSpot Sales Office 365 附加元件追蹤電子郵件和記錄電子郵件。如果您使用 Outlook 桌面附加元件，請瞭解如何使用 Outlook 桌面附加元件追蹤和記錄電子郵件。

設定預設記錄與追蹤設定

擁有帳戶存取權限的 超級管理員和使用者可以 更新預設行為，以追蹤、記錄和關聯您帳戶中所有使用者的電子郵件。

若要設定這些預設值：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側功能表中，導覽至物件 >活動。
• 按一下電子郵件記錄與追蹤索引標籤。
• 在「電子郵件記錄與追蹤設定」下，透過選擇或清除相關核取方塊，設定電子郵件在 HubSpot 中的記錄方式：
  • 允許所有使用者記錄電子郵件附件： 開啟此設定後，所有傳入的附件都會記錄到 CRM。
  • Apply Default Log setting for all users (為所有使用者套用預設記錄設定 )： 當此設定開啟時，您可以點選開啟或關閉Log all emails by default (預設記錄所有電子郵件) 開關，以設定電子郵件是否在您帳戶中的所有使用者中預設記錄。
  • 為所有使用者套用預設關聯： 開啟此設定後，您可以按一下下拉式功能表，選擇要與已記錄電子郵件關聯的預設記錄類型。
  • 允許所有使用者追蹤電子郵件，並查看收件人開啟和點擊追蹤電子郵件的情況：開啟此設定後，所有使用者都能自行設定透過 CRM 或電子郵件擴充套件傳送電子郵件的追蹤和記錄設定。
  • 為所有使用者套用預設追蹤設定： 如果您已選取允許所有使用者追蹤電子郵件並查看收件者開啟和點選其電子郵件的核取方塊，您可以開啟此設定，以設定是否所有電子郵件都會在您帳戶中的所有使用者間進行預設追蹤。

追蹤電子郵件

請注意：目前不支援使用新的 Outlook for Mac追蹤電子郵件。

使用 Office 365 附加元件傳送追蹤電子郵件

若要使用 Office 365 附加元件傳送追蹤電子郵件：

• 登入您的 Outlook 帳戶。
• 撰寫一封新電子郵件。
• 輸入電子郵件收件者、主旨行和電子郵件正文。
• 開啟收件匣中的銷售工具。此程序會因您使用的郵件用戶端而略有不同：
  • 如果您使用 PC 或 Mac 上 Outlook 桌面的 Office 365 附加元件，請在郵件視窗中按一下銷售工具。
  • 如果您在 Web 上的 Outlook 或 Outlook.com 帳戶中使用 Office 365 附加元件，請按一下 Outlook 功能區中的應用程式。然後按一下HubSpot Salesket 。

• 在右側窗格中，選擇「追蹤電子郵件開啟」核取方塊 (擁有指定Sales Hub付費席位的使用者會看到「追蹤電子郵件開啟和點選」)。

• 保持HubSpot 銷售窗格開啟並選擇核取方塊，然後按一下「傳送」。

檢視追蹤電子郵件的狀態

在您的聯絡人開啟電子郵件之前，電子郵件主題行和收件人會在 HubSpot 的活動饋送（activity feed）中顯示為已發送。

當收件人開啟電子郵件時，您會在桌面上收到即時彈出通知，並在活動饋送中將電子郵件通知標示為開啟 。按一下連絡人姓名下方的下拉式功能表，即可查看收件人何時開啟您的電子郵件。您也會看到下拉式功能表中列出的聯絡人活動記錄。

請注意：當您使用 Office 365 附加元件以及HubSpot Sales Chrome 擴充套件傳送追蹤電子郵件時，即時通知將會出現。如果沒有，您只能在 HubSpot 活動饋送中看到活動 。

您也可以從 Chrome 擴充套件查看聯絡人如何參與追蹤電子郵件。若要從 Chrome 擴充套件存取您的活動訊息，請按一下 Chrome 瀏覽器右上角的HubSpot sprocket 圖示 sprocket 。

進一步瞭解電子郵件追蹤和銷售通知，以及如何停用追蹤。

在資料隱私設定開啟的情況下進行追蹤

如果您已在帳戶中開啟資料隱私設定，HubSpot 只能在聯絡人有指定的資料處理法律基礎時，才能記錄和追蹤該聯絡人的電子郵件開啟情況。在 Office 365 中撰寫電子郵件時，「追蹤電子郵件的開啟和點選」核取方塊將會呈現灰色，表示聯絡人不符合追蹤資格。

對於沒有處理資料的法律依據的聯絡人或尚未成為聯絡人的電子郵件收件人，將不會追蹤電子郵件的開啟率。當發送電子郵件給多位收件人時，電子郵件開啟時間將以匿名方式追蹤。

您可以透過更新處理聯絡人資料屬性的法律依據，來變更聯絡人的追蹤資格。

記錄電子郵件

要記錄電子郵件，並從記錄的電子郵件向 HubSpot 添加新聯絡人，您發送電子郵件的電子郵件地址必須是以下其中之一：

• 您帳戶中的一個使用者
• 您其中一個已連線的電子郵件地址
• 您電子郵件用戶端中的別名（在您連線的 Gmail 收件箱中設定的別名，或新增至您的個 人資料與偏好設定中的別名）

您可以在HubSpot 帳戶設定中指定永遠不想記錄電子郵件的電子郵件地址和網域。或者您可以在 附加元件設定中加入這些電子郵件地址和網域。

請注意：大於 50 MB 的電子郵件附件將無法登入 HubSpot。您的電子郵件仍會成功傳送至聯絡人，並登錄至 CRM，但沒有附件。

使用 Office 365 附加元件傳送記錄的電子郵件

若要使用 Office 365 附加元件傳送記錄的電子郵件：

• 在 Outlook 中撰寫一封新電子郵件。
• 輸入電子郵件收件者、主題行和電子郵件正文。
• 開啟收件匣中的銷售工具。這個過程會因您使用的郵件用戶端而略有不同：
  • 如果您使用 PC 或 Mac 上 Outlook 桌面的 Office 365 附加元件，請在郵件視窗中按一下銷售工具。
  • 如果您從 Web 上的 Outlook 或 Outlook.com 帳戶使用 Office 365 附加元件，請按一下 Outlook 功能區中的應用程式。然後按一下HubSpot Sales。
• 在右側窗格中，選擇「記錄 」核取方塊。您的BCC 位址將自動填入BCC 欄位。

• 預設情況下，附加元件會自動選擇聯絡人最近的五筆相關交易或票單記錄，以記錄電子郵件。只有處於開放階段的交易或票單會被自動選取。若要明確選擇電子郵件會記錄至哪些記錄，請

請注意： 您必須使用 Office 365 1910 或以上版本，才能明確選擇電子郵件應記錄至哪些記錄。

• • 按一下記錄 核取方塊旁邊的下拉式 功能表 。
  • 選擇/清除要記錄電子郵件的記錄旁邊的核取方塊 。
  • 如果您要傳送電子郵件給 CRM 中沒有連絡人的收件人，則會建立新的連絡人記錄。編輯關聯時，您會看到列出的聯絡人電子郵件。如果您不希望電子郵件記錄到新的聯絡人記錄，請清除核取方塊 。瞭解如何僅將電子郵件記錄到現有聯絡人記錄 。

• 保持HubSpot 銷售窗格開啟並選擇核取方塊，然後按一下「傳送」。

您可以在Office 365 附加元件 設定中，自訂電子郵件會自動記錄至哪些相關記錄。如果您使用行銷聯絡人，則記錄電子郵件建立的新聯絡人將設定為非行銷。

請注意：如果 新聯絡人是透過記錄的電子郵件建立，只要之前未指定擁有者，則發送電子郵件的 HubSpot 使用者將自動指定為聯絡人擁有者。

在 HubSpot 中檢視記錄的電子郵件

使用 Office 365 附加元件登入 HubSpot 的電子郵件會自動與您在傳送電子郵件前指定的記錄相關聯。

要在 HubSpot 中查看記錄的電子郵件：

• 在您的 HubSpot 帳戶中，導覽到您的聯絡人、公司或交易。
• 按一下記錄的名稱。
• 在時間軸上，找到記錄的電子郵件。從電子郵件中，您可以執行下列動作：
  
  • 釘選：按一下可將電子郵件釘選至聯絡人時間軸的頂端。
  • 複製連結：按一下以複製記錄電子郵件的 URL。
  • 回覆：按一下回覆，從 HubSpot 傳送電子郵件回覆給聯絡人。
  • 轉寄：按一下以將電子郵件轉寄給其他連絡人。

• • 刪除：按一下可從時間軸刪除電子郵件活動。

• • Expand (展開)：按一下下拉箭頭，即可看到電子郵件的全文。如果有正在進行的電子郵件對話，按一下檢視主題 ，即可看到主題中的所有電子郵件。
  • 關聯： 按一下可編輯關聯的公司或交易記錄。
  • 附件： 按一下可開啟與此特定電子郵件發送相關的附件。

請注意：若要從 HubSpot傳送電子郵件回覆，並將收到的回覆記錄至 HubSpot，您必須擁有已連線的收件匣。