Kräver godkännande för affärer

Du kan konfigurera en godkännandeprocess för en avtalspipeline så att alla eller specifika avtal måste granskas och godkännas innan de går vidare i pipelinen. När pipeline-godkännanden är aktiverade läggs ett godkännandestadium till i den valda pipelinen och användare kan inte flytta tillämpliga affärer förbi det stadiet utan godkännande, förutom till ett avslutat förlorat stadium. Användarna kan inte heller skapa affärer efter godkännandestadiet. Detta inkluderar affärer som skapats från arbetsflöden.

Varje pipeline kan ha ett unikt godkännandestadium med upp till tre godkännare. Du kan t.ex. ha en försäljningsprocess som kräver godkännande från en försäljningschef innan den avslutas och en annan försäljningsprocess som kräver godkännande från både jurist och chef innan ett kontrakt skickas.

För ytterligare hjälp med att konfigurera godkännandeprocessen, se videogången som delas i HubSpot Community.

Ge användare behörighet att godkänna affärer

Innan du kan tilldela personer som godkänner affärer måste du ge dessa användare behörighet att godkänna affärer.

Observera: Vi rekommenderar att du först beviljar godkännandebehörighet innan du skapar en godkännandeprocess för pipeline. Det kan ta flera minuter innan användare med uppdaterade behörigheter visas som tillgängliga godkännare i konfigurationsprocessen.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet.
• Håll muspekaren över en användare och klicka sedan på Redigera behörigheter.
• Klicka för att expandera avsnittet Deals och slå sedan på behörigheten Approve.

• Klicka på Spara.

Konfigurera godkännande av avtal för en pipeline

Användare med Super Admin-behörighet kan konfigurera ett godkännandesteg, ange godkännandevillkor och tilldela godkännare för varje affärspipeline. När du har aktiverat godkännandeprocessen kan du även redigera godkännandesteget, godkännandevillkoren och vilka användare som är godkännare.

Innan du aktiverar godkännanden av affärer måste du se till att du har gett godkännarna behörigheten Approve deal.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Deals i menyn till vänster i sidofältet.
• Navigera till fliken Pipelines.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den pipeline som du vill kräva godkännanden för.
• Längst ner klickar du på fliken Pipeline-regler.
• I raden Lägg till godkännandeprocess för erbjudanden aktiverar du strömbrytaren. Om den redan är aktiverad klickar du på redigeringsikonen på edit för att redigera processen.

• Ställ in godkännandesteget. Godkännandefasen kommer att markeras och kallas Väntande godkännande som standard.
  • Om du vill ändra etappens namn klickar du på textrutan Etappnamn och anger ett namn.
  • För att ställa in sannolikheten för steget klickar du på rullgardinsmenyn för sannolikhet och väljer sedan en procentsats.
  • Om du vill ändra etappens position klickar du på den och drar den till önskad position i pipelineordningen. Användare måste få godkännande för att flytta en affär förbi godkännandestadiet, förutom för att flytta affärer till ett avslutat förlorat stadium.

• Klicka på Nästa för att ange villkor för godkännande.
• Som standard är Alla affärer markerat, vilket innebär att alla affärer, oavsett deras egenskapsvärden, måste godkännas. Om du vill ange villkor för när affärer måste godkännasväljer du Affärer somuppfyller särskilda villkor och sedan väljer du kriterier. Endast erbjudanden som uppfyller de valda kriterierna måste gå igenom godkännandeprocessen.

• Klicka på Nästa för att välja vilka användare som kan godkänna avtal.
• Om du vill välja godkännare klickar du på rullgardinsmenyn Lägg till godkännare och markerar sedan kryssrutorna för de användare som du vill ska vara godkännare. Du kan lägga till upp till tre godkännare per pipeline.
• Välj om godkännande krävs från alla godkännare eller från någon av godkännarna. Om du väljer All måste alla valda godkännare godkänna en affär innan den kan gå vidare i pipelinen. Om du väljer Alla måste endast en godkännare godkänna affären innan den kan gå vidare i pipelinen.
• Om du vill lägga till en anteckning för godkännarna skriver du in text i textrutan. Det här är ett obligatoriskt fält som visas för godkännare när en affär behöver godkännas.

• Klicka på Nästa.
• Granska godkännandestadiet, eventuella villkor och godkännare och klicka sedan på Spara.

När du har sparat måste de aktuella affärerna gå in i godkännandestadiet och godkännas innan de kan gå vidare i pipelinen, såvida de inte går direkt till det avslutade förlorade stadiet. Affärer som redan befinner sig i ett steg när du skapar godkännandesteget kommer inte att omfattas av godkännandeprocessen.

Observera: även om det inte rekommenderas kan Super Admins stänga av godkännandeprocessen för en befintlig deal pipeline genom att stänga av radenLägg till godkännandeprocess för deals. Om godkännandet stängs av blir godkännandefasen en normal fas och alla godkännanden avbryts oavsett status. Du kan inte ångra åtgärden om du stänger av en godkännandeprocess, så om du vill återinföra godkännanden måste du konfigurera ett nytt godkännandesteg.

Begära godkännande för en affär

Om du är en användare som flyttar affärer genom en pipeline måste tillämpliga affärer gå in i godkännandesteget och godkännas innan de kan flyttas nedåt i pipelinen. För att processen för godkännande av avtal ska kunna starta måste avtalet ha en ägare och avtalsägaren får inte vara den enda godkännaren eller en godkännare när alla godkännare krävs.

Processen för godkännande av en affär startar inte om något av följande är sant: det finns ingen ägare till affären, ägaren är en nödvändig godkännare elleren tilldelad godkännare har förlorat sinbehörighet att godkänna affären eller har inaktiverats . I det här scenariot visas en omstartsknapp på affärskortet i kortvyn med en beskrivning av felet och nästa steg.

För att begära godkännande:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
• Flytta affären till godkännandestadiet. Du kan uppdatera avtalsstadiet manuellt, via API eller via arbetsflöden.

• När en affär befinner sig i godkännandestadiet skickas en begäran till godkännare om att godkänna affären. Affären får en godkännandestatus (t.ex. Väntar på godkännande) som visas på ett affärskort i kortvyn eller i kolumnen Senaste godkännandestatus i listvyn. Om det finns villkor i godkännandeprocessen som affären inte uppfyller blir statusen Godkännande behövs inte och du kan gå vidare med affären.

• Om du vill visa mer information om godkännandeprocessen klickar du på Detaljer > Visa godkännandeaktivitet på ett affärskort i kortvyn.
  • På fliken Godkännande kan du visa anteckningar om godkännande, vilka användare som måste godkänna affären och ändringar av godkännandestatusen.
  • Klicka på fliken Kommentarer för att visa eller lägga till kommentarer. Om du vill lägga till en kommentar skriver du in text i kommentarsrutan och klickar sedan på Kommentar.
• När en godkännare har godkänt, avvisat eller begärt ändringar i avtalet får avtalsägaren ett meddelande i HubSpot och via e-post.
  • Om godkännaren begärde ändringar kan du se kommentarerna. Om det behövs gör du ändringar och svarar på godkännarens kommentarer så att de kan godkänna affären.
  • Om affären godkänns ändras statusen till Approved och kan du flytta affären vidare till önskat steg.
  • Om den avvisas ändras godkännandestatusen till Rejected och affären kan bara flyttas till ett avslutat förlorat skede.

Godkänna eller avvisa en affär

Om du är godkännare för en affärspipeline får du ett meddelande i HubSpot och via e-post när en användare begär godkännande av en affär.

• Om du vill visa affären från dina meddelanden navigerar du till dina meddelanden i HubSpot eller din e-post och klickar sedan på meddelandet eller CTA för att gå till affären.

• Om du vill visa alla avtal som väntar på godkännande filtrerar du dina avtal efter Senaste godkännandestatus innehåller exakt väntande. Klicka på namnet på en affär som ingår i vyn.

På en affärspost för att godkänna eller avvisa affären:

• Klicka på Godkännande högst upp i affären, i bannern Godkännande behövs.
• Om du vill visa mer information om begäran väljer du Visa detaljer om godkännande.
• Om du vill begära ändringar innan du godkänner väljer du Begär ändringar. Ange text i kommentarsrutan och klicka sedan på Kommentar. Den användare som begärde godkännandet får ett meddelande.
• Om du vill godkänna begäran för att föra affären framåt väljer du Approve(Godkänn). Ange ett valfritt meddelande och klicka sedan på Approve för att bekräfta.

• Om du vill avvisa affären väljer du Avvisa. Ange en anledning till varför affären avvisades och klicka sedan på Avvisa för att bekräfta. När en affär har avvisats kan den bara flyttas till ett avslutat förlorat skede.

När en affär har godkänts eller avvisats uppdateras affärens statusvärde för senaste godkännande för att ange beslutet. Om en affär har godkänts eller avvisats men inte borde ha godkänts kan en Super Admin starta om godkännandeprocessen.

Observera: om du flyttar en tidigare godkänd/avvisad affär till ett steg före godkännandesteget rensas värdet för Status för senaste godkännande automatiskt. I så fall måste affären gå igenom godkännandeprocessen igen.

Starta om godkännandet för en affär

Om en affär felaktigt har godkänts eller avvisats kan en Super Admin starta om godkännandeprocessen. Endast superadministratörer kan starta om godkännanden, även om andra godkännare som inte är administratörer har angetts för pipelinen.

Så här startar du om godkännandeprocessen:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
• Flytta affären till godkännandestadiet eller till stadiet före godkännandestadiet.
• Klicka på Ja i dialogrutan för att bekräfta.

Affärens senaste godkännandestatus återställs och affären måste gå igenom godkännandeprocessen igen innan den kan gå vidare i pipelinen.

Visa historik över godkännanden

Användare med behörigheten Customize record page layout eller Super Admin kan lägga till ett CRM-kort i höger sidofält och ett kort i sidofältet för förhandsgranskning för att visa godkännandehistoriken. Då kan användarna se de personer som är inblandade i godkännandeprocessen, tillsammans med en tidslinje över händelserna.

Så här konfigurerar du kortet för pipeline-godkännanden:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Deals i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på fliken Anpassning av poster.
• Klicka på namnet på den vy du vill använda.
• Klicka på Lägg till kort längst upp till höger.
• Markera kryssrutan Pipeline-godkännanden.

Så här använder du kortet för pipeline-godkännande:

• Navigera till CRM > Deals.
• Klicka på namnet på posten.
• Navigera till kortetPipeline approval s i det högra sidofältet.

Så här konfigurerar du kortet för godkännande av pipeline i sidofältet för förhandsgranskning:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I menyn i vänster sidofält navigerar du till Objects > Deals.
• Klicka på fliken Anpassning av förhandsgranskning.
• Klicka på namnet på önskad vy.
• Klicka på Lägg till kort.
• Markera kryssrutan Pipeline-godkännanden.

Så här använder du förhandsgranskningen av pipeline-godkännande:

• Navigera till CRM > Deals.
• Håll muspekaren över posten och klicka på förhandsgranska.