Organisere, slette og eksportere egenskaper

For å bidra til å opprettholde kvalitetsdata i CRM, er det viktig å holde eiendommene dine organisert. Du kan dele egenskaper inn i grupper, eller arkivere og slette ubrukte egenskaper. Hvis du vil vise egenskapsinformasjon for flere objekter, kan du også eksportere alle egenskaper eller historiske data for én enkelt egenskap.

Hvis du vil opprette nye eller oppdatere eksisterende egenskaper, kan du finne ut hvordan du oppretter og redigerer egenskaper. For veiledning om oppdatering av en posts egenskapsverdier, lær hvordan du redigerer en egenskapsverdi på en post eller i bulk. 

Opprett og rediger egenskapsgrupper

Egenskapsgrupper kan hjelpe deg med å identifisere relaterte egenskaper i et objekt. Det finnes standardegenskapsgrupper, men du kan også opprette egendefinerte grupper. Disse gruppene brukes bare i egenskapsinnstillingene. Hvis du vil gruppere egenskaper i en oppføring, bruker du oppføringens sidefelt.

Slik oppretter du en ny eller redigerer en eksisterende gruppe:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Egenskaper i menyen til venstre i sidepanelet.
3. Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt, og velg deretter [object] -egenskaper for objektet hvis grupper du vil redigere.
4. Klikk på fanen Grupper.

5. Klikk på Opprett gruppe øverst til høyre for å opprette en ny gruppe. Hvis du vil redigere en eksisterende gruppe, holder du markøren over gruppen og klikker på Rediger.

6. Skriv inn navnet på gruppen i dialogboksen, og klikk på Lagre.

7. Hvis du vil vise egenskapene i en gruppe, holder du markøren over gruppen og klikker på Vis egenskaper.

8. Hvis du vil slette en gruppe, holder du markøren over gruppen og klikker på Slett. Klikk på Slett i dialogboksen for å bekrefte.

Legg til egenskaper i en gruppe

Brukere må ha tillatelse til å redigere egenskapsinnstillinger for å flytte egenskaper til en gruppe. 

Slik legger du til en individuell egenskap i en gruppe:

1. Hold musepekeren over egenskapen, klikk på rullegardinmenyen Mer, og klikk deretter på Flytt til gruppe.

2. Velg en gruppe fra rullegardinmenyen i dialogboksen, og klikk deretter på Lagre.

Slik legger du til flere egenskaper i samme gruppe:

1. Merk av i avmerkingsboksene ved siden av egenskapene.

2. Øverst i tabellen klikker du på + Legg til i gruppe.
3. Velg en gruppe fra rullegardinmenyen i dialogboksen, og klikk deretter på Lagre.

Arkivegenskaper

Brukere må ha tillatelse til å redigere egenskapsinnstillinger for å arkivere egenskaper. Når egenskapene er arkivert,  lagres de i Arkivert-fanen og slettes permanent etter 90 dager.

Arkivegenskaper som ikke er i bruk i HubSpot-kontoen din

Hvis en egenskap ikke brukes i noen poster eller ressurser i HubSpot-kontoen din, kan du arkivere den. Du kan også slette den permanent uten å arkivere den først.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. Gå til Egenskaper i menyen til venstre i sidepanelet.

3. Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt, og velg deretter [object] -egenskaper for objektet hvis egenskaper du vil arkivere.

4. Klikk på rullegardinmenyen Mer, og klikk deretter på Arkiver.
5. Klikk på Slett permanent eller Arkiver i panelet til høyre. Lær mer om virkningen når du sletter en eiendom permanent.

Arkiveringsegenskaper som er i bruk i HubSpot-kontoen din

Du kan bare arkivere egenskaper hvis de ikke brukes i ressurser eller verktøy som hindrer arkivering i HubSpot-kontoen (f.eks. i en liste, et skjema eller en arbeidsflyt).

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. Gå til Egenskaper i menyen til venstre i sidepanelet.

3. Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt, og velg deretter [object] -egenskaper for objektet hvis egenskaper du vil arkivere.

4. Hvis du vil arkivere en enkelt egenskap, går du over egenskapen, klikker på rullegardinmenyen Mer og deretter på Arkiver.

5. I det høyre panelet, se gjennom egenskapene som brukes før arkivering:
   
   • Fyllingsgrad for denne egenskapen: prosentandelen av poster som har en verdi for egenskapen. Klikk på Se gjennom [poster] for å vise poster med en verdi. Egenskapen kan arkiveres selv om postene har verdier.
   • Eiendeler som hindrer arkivering: Verktøy, for eksempel arbeidsflyter eller eiendomskort, som ikke kan arkiveres før egenskapen er fjernet hvis den brukes. Klikk på Se gjennom [eiendeler] for å navigere til verktøyet for å vise og oppdatere hvor egenskapen brukes.
     • Du ser for eksempel at en arbeidsflyt hindrer et egenskapsarkiv. Du navigerer til arbeidsflyten og ser en Rediger post-handling som bruker egenskapen. Du sletter handlingen slik at egenskapen kan arkiveres.
   • Andre eiendeler som bruker denne egenskapen: tilleggsverktøy der egenskapen brukes. Eiendommen kan arkiveres hvis den brukes av eiendeler i denne delen. Når den er arkivert, vil egenskapen bli fjernet fra ressursen (f.eks. fjernet som en kolonne i en indekssidevisning).

6. Klikk på Arkiver eiendom for å bekrefte.
7. Hvis du vil arkivere flere egenskaper, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av egenskapene, og deretter klikker du på Arkiver øverst i tabellen. 
8. I dialogboksen:
   • Skriv inn antall egenskaper som skal arkiveres.
   • Klikk på Arkiver.

Gjenopprett eller slett arkiverte egenskaper permanent

Brukere med tillatelse til å redigere egenskapsinnstillinger for et objekt kan gjenopprette de arkiverte egenskapene til objektet. Brukere med Super admin-tillatelser kan også slette tidligere arkiverte egenskaper permanent. Når du sletter en egenskap, vil den fjerne eksisterende verdier fra postene. Du kan også opprette den slettede egenskapen på nytt med en annen konfigurasjon. Denne ryddeprosessen tar omtrent tretti minutter.

Du opprettet for eksempel en egendefinert konto-ID-tekstbasert egenskap og krevde ikke unike verdier. Du kan arkivere egenskapen og deretter slette den. Deretter kan du opprette den på nytt med samme navn og felttype og kreve bare tall og unike verdier.

Merk: egenskaper arkivert for 90 eller flere dager siden har blitt slettet og kan ikke gjenopprettes.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. Gå til Egenskaper i menyen til venstre i sidepanelet.

3. Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt, og velg deretter [object] -egenskaper for objektet hvis egenskap du vil gjenopprette eller slette.

4. Klikk på  Arkivert-fanen.

5. Finn egenskapene du vil gjenopprette eller slette permanent:

   • Klikk på rullegardinmenyen Filtrer etter og velg type eiendom.

   • Bruk datofeltene til å filtrere egenskapene basert på når de ble arkivert.

6. Merk av i avmerkingsboksene ved siden av egenskapene du vil gjenopprette eller slette permanent. Du kan merke av i avmerkingsboksen øverst til venstre i tabellen for å velge alle egenskapene i listen.

7. Klikk på Gjenopprett eller Slett øverst i tabellen.

   • Hvis du sletter, skriver du inn antall egenskaper du sletter i dialogboksen, og deretter klikker du på Slett for å bekrefte.

Eksporter alle egenskaper

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. Gå til Egenskaper i menyen til venstre i sidepanelet.

3. Klikk på Eksporter alle egenskaper øverst til høyre.

4. Klikk på rullegardinmenyen Filformat i dialogboksen, og velg ønsket format for den eksporterte filen.

5. Klikk på Eksporter. Når eksporten er behandlet, vil du motta en nedlastingskobling via e-post og i varslingssenteret.

Du kan også eksportere egenskapsloggen og bruke historiske data til å gjenopprette tidligere verdier.