Kontakt HubSpot og QuickBooks Online

Kontakt din HubSpot-konto til QuickBooks Online med datasynkronisering. Når du har kontaktet dine konti, kan du synkronisere kontakter, produkter og fakturaer mellem de to systemer. Du kan også se betalingsoplysninger på tidslinjen for dealregistret. Se denne artikel, hvis du bruger den ældre HubSpot-QuickBooks Online integration.

Bemærk: Det anbefales, at du rådfører dig med dine regnskabs- og juridiske teams om, hvorvidt denne funktionalitet passer til dine behov, før du kontakter integrationen.

Se denne video for at få et overblik over HubSpots integration med QuickBooks Online:

Før du går i gang

Begrænsninger

• Redigering af fakturaer i QuickBooks Online: Nogle redigeringer kan ikke foretages på fakturaer, der er oprettet i HubSpot, fra QuickBooks Online. Redigeringer, der ikke kan foretages, er tilføjelse eller fjernelse af linjeposter, opdatering af priser, fjernelse af en betaling eller tilføjelse af skatteoplysninger. Hvis redigeringen ikke foretages i HubSpot, vil fakturaen ikke blive synkroniseret. Du kan opdatere fakturafelter, tilføje betalinger eller kreditter og tilføje servicedatoer til linjeposter på en HubSpot-genereret faktura fra QuickBooks Online. Endelig kan fakturaer, der er oprettet i QuickBooks Online, redigeres i QuickBooks Online.
• Opkrævning af skat: Hvis du er Superadmin, kan du vælge din konto til Automated Sales Tax Collection beta. Dette giver dig mulighed for at synkronisere automatiserede skattedata fra HubSpot til QuickBooks Online, når du opretter fakturaer med automatiseret skat i HubSpot.
• Ikke-amerikanske QuickBooks Online-konti: De fleste ikke-amerikanske QuickBooks Online-versioner kræver, at synkroniserede fakturaer inkluderer skat (f.eks. moms, HST, GST osv.). HubSpot-fakturaer kan ikke oprettes med skat, så brugere med ikke-amerikanske QuickBooks Online-konti vil ikke kunne bruge denne funktion.
• Indregning af indtægter: HubSpot-fakturaer understøtter ikke tilføjelse af en servicedato til linjeposter i HubSpot, hvilket er påkrævet, når man bruger QuickBooks Online' indtægtsgenkendelsesfunktion.
• Accounting dealegenskab: QuickBooks Online-appen skriver ikke data til Accounting dealegenskabsgruppen. Det anbefales at bruge objektet Faktura, når du opretter rapporter og trigger arbejdsgange, hvis du har kontakt til denne app.

Anbefalinger før brug af integrationen

• Slå Brugerdefinerettransaktionsnummer i QuickBooks Online fra: Tjek, om indstillingen Brugerdefineret transaktionsnummer i QuickBooks Online er slået til. Det anbefales, at denne indstilling slås fra. Hvis den er slået til, vil fakturaer, der oprettes i QuickBooks Online, automatisk anvende HubSpot Fakturaers præfiks, hvilket kan lead til modstridende fakturanumre.
• Lukke lukkede regnskabsperioder: Slå indstillingen til, som automatisk låser lukkede regnskabsperioder i QuickBooks Online. Dette sikrer, at alle lukkede regnskabsperioder er beskyttet mod at blive ændret.
• Synkroniser produkter: Det anbefales atsynkronisere dine produkter fra QuickBooks Online til HubSpot og at bruge disse produkter, når du opretter fakturaer, tilbud og betalingslinks. Dette vil garantere, at når fakturaer og betalinger synkroniseres til QuickBooks Online, er de korrekt linket til de indtægts- og udgiftskonti, du har sat op.

• Synkroniser alle kunder: Detanbefales at synkronisere alle kunder fra QuickBooks Online til HubSpot som kontakter. Når du opretter en faktura for en eksisterende kunde, skal du sørge for at bruge den kontakt, der blev synkroniseret fra QuickBooks Online. Det sikrer, at alle fakturaer, du opretter, er i kontakt med den rigtige kunde i QuickBooks Online. Når du fakturerer en ny kunde, skal du sørge for, at kontakten på fakturaen er faktureringskontakten, hvis e-mail-adresse du vil have kontakt med kunden i QuickBooks Online.
• Opdater arbejdsgangshandlingerne Opret betalt fakturaog Opret betalt salgskvittering: Hvis du bruger tovejs fakturasynkronisering, anbefales det at opdatere din arbejdsgang for at filtrere betalinger, der kommer fra fakturaer, fra (f.eks. betalinger, hvor kilden = faktura). Hvis arbejdsgangen ikke opdateres, vil der opstå dobbeltarbejde, fordi betalinger fra fakturaer også trigger oprettelsen af betalte fakturaer. Der vil kun ske én betaling, men der vil være to fakturaer for betalingen.

Kontakt app'en

For at tage kontakt til appen skal du være Superadmin eller have rettigheder til App Marketplace på din HubSpot-konto.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på Marketplace-ikonet marketplace i den øverste navigationslinje og derefter vælge App Marketplace.
• Søg efter QuickBooks Online, og vælg den i resultaterne.
• Indtast dine QuickBooks Online-loginoplysninger, og klik på Rate app.

Konfigurer din synkronisering med GUID Setup (BETA)

Hvis du er Superadmin, kan du vælge din konto til Quick Setup Wizard for QuickBooks Online beta.

Når du har rates QuickBooks Online integrationen, bliver du omdirigeret til siden Guided Setup. Dette er et flow på én side, der GUIDER dig gennem trinnene til at opsætte synkronisering af Fakturaer, Kontakter og Produkter mellem HubSpot og QuickBooks.

For at anmeldelse synkroniseringsindstillingerne for hvert objekt:

• Klik på pilen til højre for hver objektsynkronisering for at se synkroniseringsindstillingerne. Synkroniseringsindstillingerne for hvert objekt vil omfatte:
  • Synkroniseringsretning: Du kan konfigurere synkroniseringen til at være envejs eller tovejs.
  • Løsning af datakonflikter: Du kan vælge, hvilken app der skal overskrive den anden, når det er uklart, hvilken app der har de mest opdaterede oplysninger.
  • Felttilknytninger: Du kan konfigurere dine felttilknytninger.
  • Synkroniseringsfiltre: Du kan tilføje filtre for at begrænse, hvilke registre der skal synkroniseres.

• Hvis der er fejl i dine synkroniseringsindstillinger, som kræver din opmærksomhed, vises de nederst i hver sektion for synkronisering af objekter.
  

• Hvis du ønsker at tilpasse dine synkroniseringsindstillinger yderligere, skal du klikke på Gå til avancerede indstillinger.
• For at afslutte din opsætning og begynde at synkronisere data skal du klikke på Gem og start synkronisering øverst til højre.

Konfigurer dine synkroniseringsindstillinger

For at slå datasynkronisering til:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Integrationer > Kontakter til apps i venstre sidepanel.
• Klik på QuickBooks Online.
• Klik på Konfigurer din synkronisering.
• På siden Vælg de data, du vil synkronisere, skal du klikke på QuickBooks Online-rullemenuen og vælge det objekt, du gerne vil synkronisere med HubSpot. HubSpot-rullemenuen opdateres automatisk.
• Klik på pilene for synkroniseringsretning, og vælg en synkroniseringsretning. Du kan synkronisere følgende objekter:

• Klik på Næste øverst til højre.
• Klik på rullemenuen Datakonfliktløsning, og vælg, om du vil bruge HubSpot-data eller bruge QuickBooks Online-data.
• I afsnittet Felttilknytning skal du slå kontakterne fra for at udelukke dem fra synkroniseringen. Få mere at vide om felttilknytning til datasynkronisering.
  • Brugere med en Ops Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan tilføje flere felter ved at klikke på Tilføj en mapping under de foruddefinerede felter.
    • Vælg felterne fra rullemenuerne, og klik på Opret, eller klik på delete slet for at fjerne tilknytningen.
    • For at redigere eller fjerne en mapping, du har tilføjet, skal du klikke på Annoncer og derefter klikke på Rediger eller Slet.

• Klik på Næste øverst til højre.
• På skærmbilledet Limit indstilles anbefalede filtre automatisk til dig baseret på den dato, du indstiller synkroniseringen på. Filtre sættes op for at mindske "oversynkronisering" af data, især når der synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks Online. Anmeldelse af HubSpots anbefalede synkroniseringsfiltre.

• Synkroniseringsfiltre (undtagen synkronisering af udgående fakturaer) kan redigeres. Sådan redigerer du synkroniseringsfiltrene:
  • Klik på Rediger ved siden af synkroniseringsfilteret under Filtre.

• • Vælg dine egenskaber og filterkriterier.
  • Klik på Anvend kriterier, og klik derefter på Udført.

Når synkroniseringen er slået til, synkroniseres data automatisk mellem de to systemer. Når den første synkronisering er gennemført, synkroniseres registre inden for 10 minutter efter en ændring.

Anbefalede synkroniseringsfiltre

Når du opsætter en synkronisering, vil anbefalede filtre automatisk blive sat op for dig, baseret på den dato, du opsætter synkroniseringen. Filtre er sat op for at mindske "oversynkronisering" af data, især når man synkroniserer fra HubSpot til QuickBooks Online. De kan redigeres, hvis det er nødvendigt

De anbefalede filtre, der indstilles automatisk, er

• Kontakter: tovejssynkronisering med følgende filtre for at forhindre unødvendige kontakter i at blive synkroniseret fra HubSpot til QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: filteret er indstillet til Alle kunder.
  • HubSpot → QuickBooks Online: I den første filtergruppe er filtrene Fakturastatus er ingen af Kladde og Opret dato er efter [dags dato] og Fakturakilde er nogen af HubSpot indstillet.

• Fakturaer: Hvis der ikke er indstillet et filter, vil alle fakturaer blive synkroniseret mellem QuickBooks Online og HubSpot. Dette filter opsætter en envejssynkronisering fra QuickBooks Online til HubSpot med filteret Oprettet tidspunkt er efter [dagens dato kl. 12:00]. Datoen er indstillet til den aktuelle dag.
  
  
• Produkter: en envejssynkronisering fra QuickBooks Online til HubSpot med standardfilteret Alle produkter og tjenester.
  
  

Indstil visningsnavnet på kunder

Kunder, der synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks Online, vil have det tilknyttede virksomhedsregisters navn indstillet som visningsnavn. Hvis kontakten ikke har nogen tilknyttet virksomhed i HubSpot, vil visningsnavnet i Quickbooks Online som standard bruge egenskaberne fornavn og efternavn.

For at ændre dette:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Integrationer > Kontakter til apps i venstre sidepanel.
• Klik på QuickBooks Online.
• Klik på Synkronisering af kontakter.
• På skærmbilledet Configure, i afsnittet Mapped fields, skal du klikke for at slå Display Name ← Associated Virksomhed Name felttilknytning fra.

Bemærk: Display Name-felter skal være unikke i QuickBooks Online. Den første kontakt fra en virksomhed vil have sit Display Name indstillet til virksomhedens navn, men alle kontakter fra den virksomhed, der forsøger at synkronisere til QuickBooks Online efter den første kontakt, vil ikke kunne synkroniseres, fordi deres Display Name allerede er i brug. Det anbefales at bruge én kontakt i en virksomhed som faktureringskontakt for alle fakturaer eller betalinger for at undgå synkroniseringsfejl. Fakturaer, betalingslinks eller tilbud kan sendes til et vilkårligt antal kontakter, men kun én kontakt (som matcher kunden i QuickBooks Online) bør være formelt tilknyttet.

Rediger datasynkronisering

Sådan redigerer du en eksisterende datasynkronisering:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Integrationer > Kontakter til apps i venstre sidepanel.
• Klik på QuickBooks Online.
• Hold musen over Kontakt-synkronisering, Produkt-synkronisering eller Faktura-synkronisering, og klik på Rediger.
• Foretag dine ændringer ved at følge trinnene, som om du satte synkroniseringen op for første gang.

Anmeldelse af synkroniseringsstatusser

For at anmelde en liste over registre og deres synkroniseringsstatus:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Integrationer > Kontakter til apps i venstre sidepanel.
• Klik på QuickBooks Online.
  • På fanen Synkroniseringsoversigt skal du klikke på Objektvisning for at se antallet af registre, der synkroniseres, mislykkes eller udelukkes. For at redigere de kolonner, der vises i tabellen, skal du klikke på Mere øverst til højre i tabellen og derefter klikke på Rediger kolonner.
    • Klik på Alle objekter ved siden af Filtrer efter : for at filtrere efter objekt.
    • Hvis du klikker på et nummer ved siden af et register, åbnes et sidepanel, hvor du kan anmelde registrene.

• • • • For Fakturaregister, der ikke kan synkroniseres, skal du holde musen over informationsikonet under Fejlkategori for at se en forklaring på, hvorfor fakturaen ikke kan synkroniseres.

• • Klik på Visning af registre for at se en liste over registre.
    
    • For at redigere de kolonner, der vises i tabellen, skal du klikke på Mere øverst til højre i tabellen og derefter klikke på Rediger kolonner.
    • Brug filtrene over tabellen til at filtrere registrene.
    • Brug sidenavigationen nederst i tabellen til at navigere gennem registrene.
    • Klik på pilen under Synkroniseringsaktivitet for at se flere oplysninger om aktiviteten i et register.

Eksporter synkroniseringsregistre

For at eksportere synkroniseringsregistre:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Integrationer > Kontakter til apps i venstre sidepanel.
• Klik på QuickBooks Online.
• Klik på Register view.
• For at redigere de kolonner, der vises i tabellen, skal du klikke på Mere øverst til højre i tabellen og derefter klikke på Rediger kolonner.
• Brug filtrene over tabellen til at filtrere registrene.
• Når du har filtreret registrene, skal du klikke på Mere øverst til højre i tabellen og derefter klikke på Eksporter.
• Vælg filformat, og klik derefter på Eksporter.
• Den eksporterede fil bliver e-mailet til din konto e-mail. Du får også en besked i appen, når eksporten er klar.

Slå datasynkronisering fra eller slet den

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Integrationer > Kontakter til apps i venstre sidepanel.
• Klik på QuickBooks Online.
• Hold musen over den objektsynkronisering, du vil slå fra, klik på Mere, og vælg Slå synkronisering fra.

• Dette vil forhindre, at registre synkroniseres mellem HubSpot og QuickBooks Online. Når synkroniseringen er slået fra, kan du klikke på Rediger synkroniseringsindstillinger for at slå den til igen.
• Klik på Slet synkronisering for at slette synkroniseringen.